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Su empresa debe escoger un software de Nómina Electrónica, que brinde garantía en temas de seguridad, la información de las personas y en especial la nómina, es un tema sensible ya que acumulan conceptos y valores que pueden llegar a verse vulnerados y publicados.

Adicionalmente las empresas deben buscar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. Para las pequeñas y medianas empresas otro factor que afecta es el costo de esta implementación y el valor anual o mensual que se debe pagar por este servicio, el cual debería ser considerado como una inversión, ya que garantiza el cumplimiento, un proceso de sistematización.

Aspectos importantes a tener en cuenta al crear a las personas en el sistema de liquidación en la nómina: asegúrese de tener la información actualizada y los datos completos para evitar el envío de información errónea, además de:

• Cada empresa maneja unos conceptos y beneficios específicos en su nómina los cuales deben ser bien catalogados de acuerdo con el anexo técnico de la DIAN, si bien hay conceptos que son comunes como el salario, hay otros que son especiales y deben ser relacionados de forma correcta.
• Se debe tener en cuenta que la Dirección de Impuestos recibirá de forma anticipada todos los datos necesarios para validar las obligaciones tributarias de las personas y el cumplimiento por parte de las empresas con las entidades de vigilancia y control como la UGPP. Por lo cual las personas encargadas de este proceso en las empresas deben tener una capacitación que les permita ir adicionando conceptos de acuerdo con las necesidades de la compañía.
• Es necesario que las personas encargadas, tengan una capacitación constante y estar al día con cambios normativos, realizar revisiones periódicas los reportes realizados a nombre de los empleados donde se puedan establecer los pagos salariales, no salariales, en especie y las deducciones de forma correcta.
• Aunque en el archivo que se genera de la plataforma de la DIAN no especifique de forma clara los conceptos y tampoco muestre de forma detallada los pagos y descuentos realizados dentro de la nómina, si se debe hacer una validación de la suma total de devengos y deducciones corresponda a los incluidos en la nómina.
  

La implementación de la nómina electrónica en Colombia representa un reto significativo para las empresas, pero también una oportunidad para optimizar procesos y mejorar la seguridad de la información. Cumplir con las normativas vigentes no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que fortalece la transparencia y eficiencia en la gestión de recursos humanos. Con una adaptación adecuada y el uso de herramientas tecnológicas, las organizaciones pueden convertir este desafío en un beneficio a largo plazo para sus operaciones.